Teknologi Perkantoran : Otomatisasi Perkantoran

OTOMATISASI PERKANTORAN

1.      PENGERTIAN

Otomatisasi kantor atau biasa disebut dengan OA (Office Automation) adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan dalam jalannya komunikasi baik dengan orang orang dalam lingkungan perusahaan maupun dengan orang orang yang berada di luar perusahaan.

Otomatisasi kantor adalah sebuah rencana penggabungan teknologi tinggi dengan memalkukan perbaikan proses demi mencapai sebuah produktivitas kerja.

Berikut para pengguna OA :

a.       Manager, orang yang bertanggung jawab dalam mengelola SDM

b.      Professional, yakni orang yang memiliki keahlian khusus dalam bidang administrasi sehingga membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

c.       Sekretaris, yakni orang yang ditugaskan oleh seorang professional untuk melakukan berbagai tugas, sebagai contoh menyusun jadwal, mengarsip dan lain lain.

d.      Pegawai adminitrasi, adalah orang yang membantu tugas tugas sekretaris seperti mengoperasikan mesin foto copy, menyimpan dokumen, dan lain lain.

Tujuan otomatisasi kantor

a.       Memanfaatkan waktu, dan segala penunjang kegiatan perkantoran dengan efisien.

b.      Memelihara kecepatan dan ketepatan produktivitas kerja

c.       Meningkatkan produksi.

2.      KATEGORI PEMAKAI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Otomatisasi perkantoran digunakan oleh seluruh orang yang bekerja dalam kantor, terdapat 4 pengguna OA sebagai berikut :

a.       Manager : adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.

b.      Professional : adalah orang yang menyumbangkan keahlian khusus yang dimilikinya.

Misalnya : Pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus

Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

c.       Sekretaris : adalah pekerja terdidik yang melaksanakan tugas khusus seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

Pegawai administratif : adalah orang orang yang melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

3.      KONSEP OTOMATISASI

a.       Proses proses yang terjadi di dalam perkantoran seperti proses manufaktur selalu mengarah pada otomatisasi.

b.      OA memudahkan penerimaan dan pengiriman sebuah informasi

c.       OA berevolusi dari apilkasi aplikasi yang pada mulanya terbisah kemudian ,enjadi aplikasi terpadu.

d.      OA merupakan pelengkap metode komunikasi yang telah ada dan bukan bertindak sebagai pengganti.

4.      MANFAAT OTOMATISASI

a.       Dapat menyelesaikan pekerjaan kantor menjadi lebih cepat.

b.      Mengurangi kebutuhan staff  dalam kantor.

c.       Hanya memerlukan sedikit tempat penyimpanan data.

d.      Pendapatan yang lebih tinggi

e.       Dapat memperbarui jadwal dan melihat jadwal secara bersamaan.

f.       Penggunaan OA dalam hal ini computer dapat memunda penambahan pegawai guna menekan pertambahan biaya kantor.

g.      Dapat memecahkan masalah dalam kelompok atau tim

5.      TEORI TELEKOMUNIKASI

Telekomunikasi adalah sebuah teknik untuk mengirimkan informasi atau penyampaian informasi dari suatu tempat ke tempat lain. Bentuk komunikasi dibagi menjadi 3 macam yakni,

a.       Komunikasi satu arah (simplex).

Dalam komunikasi satu arah ini pengirim dan penerima informasi tidak bisa melakukan pertukaran informasi secara berkesinambungan melalui media yang sama.

Contoh : pager, televisi, radio

b.      Komunikasi dua arah (duplex)

Komunikasi dua arah adalah komunikais yang memungkinkan pengirim dan penerima informasi melakukan pertukaran informasi melalui media yang sama secara langsung atau bersamaan.

Contoh : telepon, VOIP

c.       Komunikasi semi dua arah (half duplex)

Komunikasi semi dua arah adalah komunikasi yang memungkinkan pengirim dan penerima informasi bertukar informasi melalui media yang sama namun secara bergantian.

Contoh : HT, fax, chat room.

Komponen dasar

Berikut beberapa komponen dasar yang menunjang telekomunikasi adalah :

a.    Informasi : merupakan data yang dikirim atau diterima yang biasanya berupa file suara,  gambar, teks, dan lain sebagainya.

b.    Pengirim : merupakan seseorang yang mengubah sebuah imformasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim pada penerima.

c.    Media transmisi : merupakan alat yang mengirim data atau informasi kepada penerima dengan cara mengubah gelombang radio menjadi gelombang elektromagnetik yangdipancarkan melalui antena sehingga dapat terkirim walaupun dengan arak yang jauh sekalipun.

d.   Penerima : mengubah sinyal elektronik menjadi sinyal listrik kemudia mengubah lagi menjadi informasi yang sesungguhnya sesuai dengan yang dikirim oleh pengirim yang kemudian akan diproses.

Analog dan digital

Dalam mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara pengiriman yang dipakai yaitu :

1.      Sinyal analog : gelombang listrik yang dikirim kemudian merubah informasi menjadi sinyal analog yang kemudian dirubah menjadi sinyal listrik sampai pada penerima.

2.      Sinyal digital : setelah informasi yang dikirim dirubah menjadi sinya analog kemudian dirubah lagi menjadi sinyal yang terputus putus kemudian sinyal itu dirubah menjadi kode dalam sinyal digital yaitu sinyal "0" dan "1".

Dalam pengiriman sinyal melalui media transmisi sinyal analog sering mudah terkena gangguan seperi cuaca, dan gangguan induksi, sedangkan sinyal digital lebih tahan akan gangguan selama gannguan tersebut tidak melebihi batas maka sinyal yang diterima akan sama kualitasnya pada saat dikirim.

Perkembangan telekomunikasi

Sejak ditemukan telephone oleh Antonio Meucci, telekomunikasi telah berkembang pesat, bahkan bisa jadi tercepat di antara sistem lain. Terutama setelah ditemukan transistor, Integrated Circuit (IC), sistem prosesor, dan sistem penyimpanan.

6.      PERSONAL COMPUTER (PC)

Personal computer adalah seperangkat alat yang digunakan untuk satu orang saja atau pribadi.

Fungsi PC : untuk mengelolah data atau input dan menghasilkan data berupa output berupa informasi sesuai keinginan pengguna.

Satu kesatuan eleme dari PC yang tidak dapat dipisahkan adalah :

1.      Hardware : adalah sekumpulan perangkat keras yang dapat dilihat secara kasat mata dan dapat diraba. Hardware ini dibagi menjadi beberapa bagian yakni :

a.       Input Device, peralatan masukkan (Keyboard,mouse,dll),

b.      Process Device, peralatan proses (processor, motherboard, ram, dll),

c.       Output Device, peralatan keluaran (Monitor, Printer, dll),

d.      Storage Device, peralatan penyimpan (harddisk,flashdisk, dll),

e.       Peripheral Device, peralatan tambahan (WebCam, modem, dll)

2.      Software : adalah suatu program yang berisi perintah atau masukan masukan yang menghubungkan antara hardware dan manusia/ pengguna agar dapat menghasilkan inforasi sesuai dengan yang diinginkan. Software dibagi menjadi dua yakni :

a.       Software Operating System (OS),

Contohnya adalah Windows, Linux, Dos, Android, dll. Tanpa adanya Operating System ini, maka hardware hanyalah benda mati yang tidak bisa digunakan.

b.      Software Application System,

Contohnya adalah Ms. Office, Open Office, Adobe Photoshop, Corel Draw, Program Database, Program Utilities, dll.

3.      Brainware (perangkat pengguna/manusia/user)

Brainware adalah perangkat yang menggunakan atau mengoperasikan segala perangkat lunak computer. Bukan hanya sekedar pengguna yang bisa disebut sebagai brainware adalah orang yang merasakan manfaat dari computer. Contohnya adalah siswa/i dikelas yang sedang memperhatikan presentasi yang dibawakan oleh gurunya dengan menggunakan Laptop dan Projector.

Brainware dikelompokkan menjadi beberapa kategori :

-           pembuat program (programmer),

-          Technical Support,

-          Designer Graphic, Operator,

-          sampai user paling awam sekalipun.

7.    EMAIL DAN TELECONFERENCE

Email : atau singkatan dari electronic mail adalah surat yang berbentuk elektronik. Email merupakan alat  komunikasi yang terbilang cepat dan murah sehingga saat ini banyak digunakan oleh masyarakat luas. Komunikasi menggunakan e-mail dilakukan dengan cara mengaktifkan pesan yang akan kita kirim pada software yang dikhususkan untuk keperluan ini, misalnya Microsoft Outlook.

Manfaat email dapat dijabarkan sebagai berikut :

a.       Media komunikasi : email sebagai media komunikasi yang bisa digunakan secara personal maupun komunitas.

b.      Media pengiriman : mengirim email hanya perlu encantumkan alamat email yang dituju, pengiriman email ini sangat cepat bahkan dalam hitungan detik sudah dapat samapai pada penerima sehingga menjadipilihan banyak orang karena lebih efektif.

c.       Efektif, efisien, dan murah : mengirim surat melalui email sangat member kemudahan, anda tidak perlu keluar rumah peri ke kantor pos, membeli perangko, anda hanya tinggal duduk di depan komputer maupun melalui smartphone yang terhubung internet maka emal anda secara cepat sudah sampai pada penerima.

Dan masih banyak kemudahan kemudahan lainnya yang ditawarkan oleh media komunikasi email ini.

Teleconference : merupakan alat komunikasi elektronik yang memungkinkan dua orang dapat bertatap muka secara langsung melalui media layar yang biasanya dihubungkan dahulu melalui sebuah saluran telepon. Dengan penggunaan media komunikasi ini memungkinkan orang untuk berkomunikasi dengan lebih dari satu orang secara bersamaan. Saat ini dikenal tiga jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :

1.      Audio Conference (Conference Call) : adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).

2.      Video Conference : adalah percakapan antara dua orang atau lebih yang menghasikan komunikasi berupa audio dan video.

3.      Web conference : adalah sistem teleconference yang menawarkan fitur aliran data yang lebih lengkap dimana partisipan dapat mengirim data berupa teks, suara, video, sampai berbagi file. Web conference banyak digunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.

8.      MACAM MACAM APLIKASI

1.      Pengolahan kata (word Processing) : adalah perangkat pengolahan kata yang mengahasilkan berupa dokumen yang telah diketik atau akan dicetak

contoh : Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

2.      Surat Elektronik (electronik mail) : jaringan komputer yang memungkinkan para penggunanya mengirim file berupa pesan pesan menggunakan terminal komputer

contoh : yahoo mail, google mail , dll.

3.      Voice mail : adalah perangkat komputer yang memungkinkan untuk menyimpan pesan audio kemudian menyimpannya dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya menjadi bentuk audio saat melakukan panggilan.

4.      Kalender Elektronik (electronik calendaring) : merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard.

5.      Konfrensi Audio : adalah perangkat komunikasi berupa suara untuk membuat hubungan hubungan audio dengan orang orang yang tersebar secara geografis untuk melakukan konferensi.

6.      Konfrensi Video : adalah perangkat komunikasi untuk menghubungkan orang orang yang tersebar secara geografis melalui komunikasi audio dan video.

7.      Konferensi komputer : merupakan jaringan komputer yang memungkinkan anggota tim dapat bertukar informasi, sebagai contoh adalah dalam pemecahan masalah tim.

8.      Transmisi Faximile (facsimile transmission) : merupakan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen dari ujung saluran dan membuat salinan diujung saluran lainnya.

9.      Videotex : merupakan perangkat komputer yang memungkinkan Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan.

10.  Desktop Publishing : merupakan perangkat komputer yang memungkinkan pennguna komputer mendapatkan output yang telah tercetak dengan kualitas yang baik. Hasil cetakan sesuai dengan yang tampil pada layar display.

Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor :

1.    Jenis organisasi : yaitu manajer perusahaan dengan satu lokasi yang tanpa mempertimbangkan konferensi audio dan video.

2.    Pilihan pribadi : manajer yang dapat memilih komunikasi tatap muka yang terkait pada konferensi video dan memanfaatkan calendar elektronik.

3.    Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA :

·         Eli. 2010. Otomatisasi kantor, (online) (http://queen88-ely.blogspot.com/2010/11/otomatisasi-kantor.html), diakses 20 Maret 2015.

·         Ropy. 2011. Ropy's Blog "Semangat 45.u/ ..Trus....Blajar..!": Otomatisasi Perkantoran, (online) (http://gudangropy.blogspot.com/2011/06/otomatisasi-perkantoran.html), diakses 20 Maret 2015.

·         Wati, Andika. 2013. Otomatisasi Kantor, (online) (https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/Sistem Konsep dan Sistem Fisik →), diakses 20 Maret 2015.

·         Dino, Anugerah. 2014. Pengertian Otomatisasi Perkantoran, (online) (http://anugerahdino.blogspot.com/2014/10/pengertian-otomatisasi-perkantoran.html) , diakses 20 Maret 2015.

·         Wikipedia, (online) (http://id.wikipedia.org/wiki/Telekomunikasi) , diakses 20 Maret 2015

·         Ardiansyah, Deva. 2013. Pengertian dan Fungsi Personal Computer (PC) Beserta Perkembangannya, (online) (http://pakdevakeren.blogspot.com/2013/08/pengertian-dan-fungsi-personal-computer.html), diakses 20 Maret 2015.

·         Hidayat, Nurul. 2014. Pengertian dan Manfaat Kegunaan Email, (online) (http://pengetahuanwawasanz.blogspot.com/2014/03/pengertian-dan-manfaatkegunaan-e-mail.html), diakses 20 Maret 2015

·         Kongkow. 2014. Mengenal Jenis-jenis Telekonferensi, (online) (http://www.kongkow.com/blog/read/mengenal-jenisjenis-telekonferensi), diakses 20 Maret 2015.